In der Praxis erweist sich die Unterscheidung zwischen Berufsauslagen und Spesen oftmals als problematisch. Berufsauslagen sind Aufwendungen, die für die Berufsausübung entstehen und nach § 33 StG und Art. 26 DBG (Fahrtkosten, Verpflegungsmehrkosten und übrige Berufs-, Weiterbildungs- und Umschulungskosten) als Gewinnungskosten vom Einkommen abgezogen werden können.

Unter Berufsauslagen in diesem Sinne sind Aufwendungen zu verstehen, die grundsätzlich vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn oder nach Arbeitsschluss (z.B. Entschädigungen für den Arbeitsweg, für Büro- oder Lagerbenützung bei dem/der Arbeitnehmer/in daheim, für den Heimgebrauch von Hilfsmitteln [z.B. Computer], Umzugsentschädigungen etc.) bzw. ganz allgemein bei der Arbeitstätigkeit anfallen (z.B. Entschädigungen für Werkzeuge, Fachliteratur, spezielle Kleider oder Schuhe etc.) (Locher, Kommentar zum DBG, Art. 26 N 4).

Als Spesenvergütung oder Spesenersatz werden die von dem/der Arbeitgeber/in ausgerichteten Entschädigungen für Auslagen, die dem/der Arbeitnehmer/in bei der beruflichen Tätigkeit erwachsen, bezeichnet. Gemäss Art. 327a OR, welcher analog auch für öffentlich-rechtliche Arbeitsverhältnisse gilt, hat der/die Arbeitgeber/in dem/der Arbeitnehmer/in alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstandenen Auslagen zu ersetzen, und zwar einschliesslich des Unterhalts bei auswärtiger Tätigkeit. Gegenteilige Abreden zulasten von Arbeitnehmer/innen sind nichtig (Art. 327a Abs. 3 OR). Spesenauslagen sind demzufolge Aufwendungen, die Arbeitnehmer/innen während der Arbeitszeit oder in Erfüllung eines konkreten Arbeitseinsatzes entstehen.

Spesenentschädigungen sind demnach Leistungen, welche Steuerpflichtigen im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis zufliessen. Sie gehören grundsätzlich zu den steuerbaren Einkünften im Sinne von § 24 Abs. 1 StG und sind aufgrund von § 148 Abs. 1 lit. a StG von dem/der Arbeitgeber/in grundsätzlich im Lohnausweis zu bescheinigen.     

Spesenvergütungen sind Leistungen, welche den Steuerpflichtigen im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis zufliessen. Sie gehören grundsätzlich zu den steuerbaren Einkünften, womit sie von dem/der Arbeitgeber/in im Lohnausweis zu bescheinigen sind. Ob den ausgerichteten Spesenvergütungen abzugsfähige Auslagen entgegenstehen, entscheidet die Steuerbehörde nach Massgabe der Vorschriften über die Abzüge bei unselbständigem Erwerb.

In Bezug auf die pauschalen Vergütungen gilt die Regel, dass diese in jedem Fall, d. h. selbst wenn sie die tatsächlichen Kosten nicht übersteigen, im Lohnausweis aufzuführen sind. Als pauschale Spesenvergütungen gelten jene Entschädigungen, welche ungeachtet der effektiven Zahl der Kostenereignisse (z. B. Mahlzeiten, gefahrene Kilometer) und der effektiven Höhe der Kosten für einen bestimmten Zeitabschnitt pauschal festgelegt werden. Für nicht leitendes oder Innendienstpersonal müssen effektive Vergütungen, welche pro Kostenereignis ausgerichtet werden, betragsmässig nicht angegeben werden, sofern sie sich in der Höhe der tatsächlichen Auslagen bewegen. In diesem Fall ist zu bescheinigen, dass die Entschädigungen den tatsächlichen Aufwendungen entsprechen.

Für leitendes Personal und Aussendienstpersonal müssen grundsätzlich sämtliche pauschalen und effektiven Spesenvergütungen betragsmässig angegeben werden.

Arbeitgeber/innen können jedoch von der Pflicht zur betragsmässigen Bescheinigung der nach dem tatsächlichen Aufwand abgerechneten Spesen dispensiert werden. Voraussetzung hierfür ist, dass das Unternehmen der Steuerbehörde des Sitzkantons ein für alle Beschäftigten verbindliches Spesenreglement zur Genehmigung vorlegt und sich schriftlich verpflichtet,

Um genehmigt zu werden, muss das Spesenreglement folgende Anforderungen erfüllen:
 

Pauschalspesenvergütungen sind in jedem Fall, d. h. auch bei einem Dispens von der Bescheinigungspflicht, auf dem Lohnausweis zu vermerken. Der erteilte Dispens befreit nicht von der Pflicht, dem/der Arbeitnehmer/in auf Verlangen der Steuerbehörden eine Bescheinigung über die Höhe der gesamten Spesenvergütungen im Einzelfall auszustellen. Mit dem Bescheinigungsdispens wird der/die Arbeitgeber/in ermächtigt, auf den Lohnausweisen anstelle der Angaben über die Höhe der nicht pauschalen Spesenvergütungen einen Stempel oder Aufdruck mit dem Text "Spesenreglement am ......... von der Steuerverwaltung des Kantons Luzern genehmigt" anzubringen. Für Arbeitnehmer/innen mit Wohnsitz ausserhalb der Deutschschweizer Kantone bleibt die Zustimmung durch die dortige Steuerbehörde vorbehalten.

Luzernische Arbeitgeber/innen haben Dispensgesuche unter Beilage des vollständigen Spesenreglementes sowie - bei Entrichtung von Pauschalspesen - einer Liste der Pauschalspesenempfänger/innen unter Angabe von Name, Vorname, Funktion/Titel, Bruttolöhne (inkl. eines allfälligen Bonus) und den geplanten Pauschalspesen der Steuerverwaltung des Kantons Luzern, Hauptabteilung Veranlagung natürliche Personen, Buobenmatt 1, 6002 Luzern, einzureichen. Werden Geschäftsfahrzeuge zur Verfügung gestellt, sind ebenfalls Marke/Typ und Kaufpreis aufzuführen.

Diese Bestimmungen zur Genehmigung von Spesenreglementen sind auch als Merkblatt verfügbar, und können zusammen mit Musterspesenreglement und Zusatzreglement für leitendes Personal über das Internet www.steuern.lu.ch, Downloads bezogen werden.

Ob den ausgerichteten Spesenvergütungen abzugsfähige Berufsauslagen entgegenstehen, entscheidet sich nach den Vorschriften über die Abzüge bei unselbständigem Erwerb (§ 33 Abs. 1 StG). Nicht ausschlaggebend ist, wie die Entschädigungen von Steuerpflichtigen oder von den Arbeitgeber/innen bezeichnet werden. Wohl wird zunächst der/die Arbeitgeber/in darüber zu befinden haben, ob und in welchem Ausmass der/die Arbeitnehmer/in Anspruch auf Spesenersatz hat. Es ist jedoch nicht Sache der Arbeitgeberfirma zu entscheiden, in welchem Ausmass dem/der Arbeitnehmer/in steuerrechtlich abzugsfähige Aufwendungen entstanden sind.

Die Anerkennung geltend gemachter, tatsächlich angefallener Ausgaben richtet sich vorweg nach dem Kriterium der beruflichen Notwendigkeit. Sodann wird geprüft, ob die Auslagen, für welche die Spesenentschädigung geleistet wird, als besondere Berufskosten gemäss § 33 Abs. 1 lit. a, b und d StG oder als übrige Kosten gemäss § 33 Abs. 1 lit. c StG zu qualifizieren sind.

Hinsichtlich der Beurteilung der beruflichen Notwendigkeit ist zu beachten, dass ein Ermessensspielraum nur dann besteht, wenn Steuerpflichtige objektiv nicht in der Lage sind, bestimmte Auslagen zu belegen oder wenn ein Beleg für sich allein noch nicht auf die berufliche Zwecksetzung bzw. Notwendigkeit schliessen lässt (z.B. Quittung für auswärtige Verpflegung und Konsumationen). Kann eine bestimmte Aufwendung objektiv belegt und aufgrund des Beleges unmittelbar auf die berufliche Zwecksetzung geschlossen werden (z.B. Unterprovisionen eines Versicherungsvertreters), ist ein Ermessensspielraum ausgeschlossen. Die entsprechende Aufwendung kann nur bei belegsmässigem Nachweis Anerkennung finden.     

Dient eine Spesenpauschale der Abgeltung von übrigen Berufskosten im Sinne von § 33 Abs. 1 lit. c StG, können nach dem geltenden System - unbelegter Pauschalabzug oder Abzug der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen - die tatsächlich angefallenen Berufskosten nur anerkannt werden, wenn diese vollständig nachgewiesen werden. Nach den Regeln der Beweislastverteilung obliegt den Steuerpflichtigen der Nachweis der notwendigen tatsächlichen Auslagen, welche an die Stelle des Pauschalabzugs treten und diesen grundsätzlich ausschliessen.

Eine Besonderheit gilt, wenn für die gesamten Berufsauslagen eine Spesenpauschale ausgerichtet wird: Der Pauschalabzug für übrige Berufskosten gemäss § 33 Abs. 2 StG steht Steuerpflichtigen grundsätzlich auch dann zu, wenn ihnen tatsächliche Aufwendungen durch Spesen ersetzt werden. Er entfällt aber, wenn

Nicht geltend gemacht werden können in der Regel jene Aufwendungen, welche mehrheitlich Auslagen des privaten Bereichs betreffen und somit als Kosten der eigenen Lebenshaltung und nicht als Gewinnungskosten zu qualifizieren sind. Dazu gehören nicht betriebsnotwendige Repräsentationsspesen. Auch Kleideraufwendungen werden nach herrschender Praxis nicht direkt zum Zweck der Einkommenserzielung gemacht.

Vergütet der/die Arbeitgeber/in den Steuerpflichtigen deren besondere Berufskosten für die Fahrt zum Arbeitsort, für auswärtige Verpflegung, für Schichtarbeit oder für berufliche Weiterbildung und Umschulung (§ 33 Abs. 1a, b und d StG), wird den Steuerpflichtigen grundsätzlich jener Teil der Entschädigung als Einkommen zugerechnet, welcher die massgebenden Pauschalansätze übersteigt. Beträgt die Entschädigung weniger als die zulässigen Pauschalbeträge, können Steuerpflichtige die Differenz als besondere Aufwendungen geltend machen.